山口 裕生 
「求人を出しても応募が集まらない」「採用業務に十分な時間を割けない」といった悩みから、採用業務の外注を検討する企業も少なくありません。
一方で、「どこまで外注できるのか」「どのくらい費用がかかるのか」「自社に合った方法なのか」と迷うケースも多いのではないでしょうか。
採用業務は、任せる範囲や依頼先によって得られる効果が大きく変わります。
そのため、外注を検討する際は、それぞれの特徴を理解したうえで、自社の課題に合った選択をすることが大切です。
本記事では、採用業務で外注できる範囲や主な依頼先の種類、費用の考え方、外注先を選ぶ際のポイントについてわかりやすく解説します。
採用を外注するか迷っている方や、自社に合った進め方を検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
そもそも「採用の外注」とは？まず全体像を整理
採用の外注とは、採用に関わる業務を外部の専門会社やサービスへ委託することです。
対象となるのは、採用活動全体だけではありません。求人原稿の作成や応募者対応など、一部の業務だけを依頼するケースも採用の外注に含まれます。
そのため、採用の外注は「すべての業務を任せるもの」と考える必要はありません。
採用担当者の負担や自社の課題に応じて、必要な業務だけを外部に委託できるのが特徴です。
採用活動をすべて内製化するか、すべて外注するかという二択ではなく、自社に合った形で役割を分担できる柔軟な手段といえるでしょう。
採用代行（RPO）との違いと外注できる範囲
採用の外注を調べていると、「採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）」という言葉を目にする機会が多くあります。
採用代行は、採用業務を外部に委託する方法の一つですが、採用の外注そのものを指すわけではありません。
実際には、採用の外注には人材紹介や人材派遣、採用広報・採用SNSの運用支援、フリーランスへの業務委託など、さまざまな選択肢があります。
依頼できる業務や支援内容は外注先によって異なるため、自社の課題や採用体制に合わせて選ぶことが大切です。
本記事では、採用代行（RPO）に限らず、採用活動を支えるさまざまな外注先を対象に、それぞれの特徴や違いを紹介していきます。
なぜいま採用を外注する企業が増えているのか
近年、採用業務を外部に委託する企業が増えている背景には、採用を取り巻く環境の変化があります。
まず、少子高齢化や労働人口の減少により、人材の確保が以前より難しくなっています。
求人を掲載するだけで応募が集まるとは限らず、企業側から積極的に情報を発信したり、候補者へアプローチしたりすることが求められるようになりました。
また、中小企業では、経営者や総務担当者などが採用業務を兼任するケースも少なくありません。
限られた人員で採用活動を進めるなかで、応募者対応や面接日程の調整まで十分に手が回らないこともあります。
さらに、採用手法が多様化していることも理由の一つです。
求人媒体だけでなく、ダイレクトスカウトやリファラル採用、SNSなど活用できる手法が増えたことで、自社だけですべてを運用する負担は大きくなっています。
こうした状況を受けて、必要な業務を外部の専門会社へ委託し、自社の採用体制を補う企業が増えています。
採用業務はどこまで外注できる？任せられる業務一覧
採用活動には、応募者を集めるための施策から選考、内定後のフォローまで、さまざまな業務があります。
これらの多くは外部へ委託できますが、業務内容によって外注に適しているものや、社内で対応した方がよいものがあります。
外注を効果的に活用するためには、それぞれの業務の役割や特徴を理解したうえで、どこまで任せるかを判断することが大切です。
ここでは、採用活動で外注できる主な業務を紹介します。
母集団形成（求人作成・媒体運用・採用広報・スカウト）
母集団形成とは、企業に興味を持つ求職者を集めるための取り組みです。
求人原稿の作成や求人媒体の運用、採用広報、ダイレクトスカウトの配信など、応募につながるきっかけをつくる業務が含まれます。
応募数が思うように伸びない場合は、求人内容の伝え方や情報発信の方法を見直すことで改善につながるケースもあります。
こうした業務には、採用市場や各媒体の特性を踏まえた運用が求められるため、外部の専門会社へ委託することで、自社だけでは得られない知見を取り入れやすくなるでしょう。
応募者対応・選考日程の調整
応募者への連絡や面接日程の調整、リマインドなどは、採用活動を円滑に進めるために欠かせない業務です。
一件ごとの対応時間は長くなくても、応募者が増えるほど担当者の負担は大きくなります。
また、連絡が遅れたり日程調整に時間がかかったりすると、応募者に不安を与えたり、選考途中で辞退される要因の一つになったりするケースも少なくありません。
こうした業務を外部へ委託することで、応募者への対応品質を維持しやすくなるだけでなく、採用担当者は面接や採用判断など、優先度の高い業務に時間を充てやすくなります。
書類選考・面接代行
書類選考の評価基準を設計したり、一次面接を外部へ委託したりすることも可能です。
採用担当者の負担を軽減できるため、採用人数が多い企業や、選考業務に十分な時間を確保できない企業では、有効な選択肢となるでしょう。
一方で、こうした業務を外注する場合は、自社が求める人物像や評価基準を事前にしっかり共有しておくことが欠かせません。
認識が十分にすり合っていないまま進めてしまうと、自社が求める人材と選考結果にズレが生じ、採用後のミスマッチにつながる恐れがあります。
内定者フォロー・オンボーディング
内定者への連絡や入社前のフォローも、外部へ委託できる業務の一つです。
内定を出した後も、入社までの期間に継続してコミュニケーションを取ることは、安心して入社日を迎えてもらうために欠かせません。
特に、内定から入社までの期間は、求職者が不安や疑問を抱えやすいタイミングでもあります。
定期的な連絡や必要な情報提供を外部の専門会社が担うことで、内定者との関係を維持しやすくなり、入社辞退のリスク軽減にもつながるでしょう。
【注意】外注すべきでない・社内に残す業務
採用業務の多くは外部へ委託できますが、すべてを任せることが適切とは限りません。
最終的な採用判断や、自社のカルチャー・価値観の共有、採用基準の策定などは、企業自身が主体となって取り組みたい業務です。
これらは、どのような人材を採用したいのかという採用方針に深く関わるため、外部だけで判断することは難しい部分でもあります。
十分な情報共有がないまま外注を進めてしまうと、自社が求める人物像と選考の方向性にズレが生じることもあるでしょう。
外注を成功させるためには、業務を任せる範囲と、自社で担う役割をあらかじめ整理しておくことが大切です。
役割分担を明確にしたうえで連携することで、外部の専門性を活かしながら、自社らしい採用活動を進めやすくなります。
採用の外注先は主に5種類｜RPO以外の選択肢も整理
採用の外注先というと、採用代行（RPO）を思い浮かべる方も多いかもしれません。
しかし、採用業務を支援するサービスはRPOだけではなく、人材紹介や採用広報・採用SNS運用、フリーランスへの業務委託など、さまざまな選択肢があります。
それぞれ対応できる業務や得意とする領域が異なるため、自社が抱える採用課題に合わせて選ぶことが重要です。
ここからは、代表的な5つの外注先と、それぞれの特徴について紹介します。
①採用代行（RPO）
採用代行（RPO）は、採用活動に関わる業務を外部の専門会社が継続的に支援するサービスです。
求人募集や応募者対応、面接日程の調整など、対応できる業務はサービスによって異なりますが、採用活動全体を幅広くサポートしている会社も少なくありません。
また、採用戦略の立案から実務の運用まで対応するサービスもあれば、応募者対応や日程調整など特定の業務に特化したサービスもあります。
そのため、採用担当者の負担を軽減したい場合や、採用活動全体を見直したい場合など、自社の課題に合わせて支援内容を選べる点が特徴です。
②人材紹介・人材派遣
人材紹介は、採用企業が求める人材を紹介会社が紹介し、採用が決まった際に紹介手数料を支払うサービスです。
一方、人材派遣は、派遣会社と雇用契約を結んだ人材が、派遣先企業で業務を行う仕組みを指します。
どちらも人材の確保を支援するサービスですが、採用業務そのものを代行する採用代行（RPO）とは役割が異なります。
欠員補充や専門的なスキル・経験を持つ人材を採用したい場合など、必要な人材を確保したい場面で活用されることが多いでしょう。
③採用広報・採用SNS運用の代行
採用広報や採用SNSの運用代行は、求職者との接点を増やし、自社の魅力を継続的に発信するための支援サービスです。
求人情報を掲載するだけでは伝わりにくい企業の雰囲気や働く人の姿、事業への想いなどを発信することで、企業への興味や理解を深めてもらう役割があります。
応募数が伸び悩んでいる場合は、求人の内容だけでなく、企業の認知度や情報発信の方法が影響しているケースもあります。
採用広報や採用SNSを活用することで、求職者が企業について知る機会を増やし、応募を検討するきっかけづくりにつなげられます。
特に、自社の魅力を十分に発信できていないと感じている企業や、採用広報に取り組みたいものの社内のリソースが限られている企業にとっては、外部の専門会社へ相談することも選択肢の一つです。
④フリーランス・副業人事
採用業務は、フリーランスや副業で活動する人事経験者へ委託することもできます。
求人原稿の作成やスカウト配信、応募者対応など、必要な業務だけを依頼しやすい点が特徴です。
業務範囲を限定して依頼できるため、採用状況に合わせて柔軟に活用しやすく、費用を抑えられる場合もあります。
一方で、対応できる業務や得意分野は担当者によって異なるため、依頼前には実績やこれまでの支援内容を確認しておくことが大切です。
⑤求人原稿作成などスポット型の外注
求人原稿の作成や添削など、特定の業務だけを単発で依頼できるスポット型の外注もあります。
採用活動のすべてを委託するのではなく、必要な業務だけを外部へ依頼したい場合に利用しやすい方法です。
まずは一部の業務から外注を取り入れたい企業や、自社に合う支援方法を試しながら進めたい企業にとって、選択肢の一つとなるでしょう。
状況に応じて依頼する業務を増やせるため、無理なく外注を取り入れやすい点も特徴です。
採用を外注する3つのメリット
採用業務を外部へ委託することで、担当者の負担軽減だけでなく、採用活動全体の進め方を見直すきっかけにもなります。
ここでは、採用を外注することで期待できる代表的なメリットを3つ紹介します。
自社で対応すべき業務に集中でき、コストを調整しやすくなる
採用業務の一部を外部へ委託することで、採用担当者は面接や採用判断など、自社で対応すべき業務により多くの時間を充てられるようになります。
日程調整や応募者対応といった定型業務の負担を軽減できるため、採用活動全体を効率よく進めやすくなるでしょう。
また、採用専任の担当者を増やすのではなく、必要なタイミングや業務内容に応じて外部へ依頼できる点も外注のメリットです。
採用人数が増える時期だけ支援を受けるなど、採用状況に合わせて柔軟に活用できるため、人員配置やコストを調整しやすくなります。
採用支援会社の経験やノウハウを活用できる
採用市場や求職者の動向は変化を続けており、求人媒体やダイレクトスカウト、採用SNSなど、活用される手法も多様化しています。
こうした情報を継続的に収集し、自社の採用活動へ反映させるには、一定の時間と知識が必要です。
採用支援会社は、さまざまな企業の採用をサポートしてきた経験をもとに、それぞれの課題に応じた提案や運用を行っています。
そのため、自社だけでは気づきにくい改善点や取り組み方を採用活動に取り入れやすくなるでしょう。
応募者対応を安定して進めやすくなる
応募者への連絡や面接日程の調整は、採用活動の印象を左右する大切な業務の一つです。
連絡が遅れたり対応に時間がかかったりすると、応募者が不安を感じたり、他社の選考を優先したりするきっかけになることもあります。
外部の専門会社へ委託することで、応募者への連絡や日程調整を継続的に行いやすくなり、対応漏れや遅れの防止につながります。
その結果、採用担当者の負担を軽減しながら、応募者への対応を安定して進められるでしょう。
採用を外注するデメリットと注意点
採用の外注にはさまざまなメリットがある一方で、導入する前に確認しておきたい注意点もあります。
あらかじめ想定される課題を理解し、自社に合った進め方を検討することで、外注先との連携をよりスムーズに進めやすくなるでしょう。
ここからは、採用を外注する際の具体的なデメリットや注意点を詳しく解説します。
社内に採用ノウハウが蓄積しにくい
採用業務を外部へ委託する割合が大きくなると、採用活動の進め方や選考の考え方が社内に蓄積されにくくなることがあります。
将来的に採用業務を自社で運用したいと考えている場合は、この点を踏まえて外注を進めることが大切です。
外注先に業務を任せるだけでなく、定例ミーティングなどを通じて進捗や選考基準、改善点を共有する機会を設けることで、採用に関する知識や経験を社内にも蓄積しやすくなります。
外注先と継続的に情報共有を行いながら進めることが、将来的な内製化にもつながるでしょう。
自社の魅力・カルチャーが伝わりにくい
採用業務を外部へ委託すると、企業の魅力や働く環境、採用で大切にしている考え方が応募者へ十分に伝わらない場合があります。
外部の担当者だけでは、社内の日常や企業文化を細部まで理解することが難しいためです。
こうした認識のズレを防ぐには、自社が求める人物像や企業の特徴、採用で重視しているポイントなどを事前に整理し、外注先と継続的に共有することが重要です。
定期的に情報交換を行いながら認識をすり合わせることで、自社の考えを反映した採用活動を進めやすくなるでしょう。
認識のズレによるミスマッチと想定外の費用
採用業務を外部へ委託する際によく見られるのが、役割分担や採用基準を十分に共有しないまま進めてしまうケースです。
求める人物像や選考基準に認識のズレがあると、自社の採用方針に合わない人材を選考してしまい、入社後のミスマッチや早期離職につながる恐れがあります。
また、依頼する業務の範囲が明確になっていないと、当初予定していなかった対応が追加で必要となり、費用が想定より高くなることもあります。
外注を効果的に活用するためには、依頼する業務の範囲や役割分担、採用基準を事前に整理し、外注先と認識をすり合わせながら進めることが重要です。
継続的にコミュニケーションを取りながら連携することで、認識のズレや想定外の対応を防ぎやすくなります。
採用外注の費用の考え方と料金モデル
採用外注にかかる費用は、依頼する業務の内容や外注先、契約形態によって異なります。
そのため、一律の相場で判断することは難しく、自社の採用課題や依頼したい業務に合わせて比較・検討することが大切です。
ここでは、費用の目安を考えるうえで知っておきたい主な料金モデルと、それぞれの特徴について解説します。
実際に外注先を選ぶ際は、複数社から見積もりを取り、サービス内容とあわせて比較するとよいでしょう。
料金モデルは主に3タイプ（月額固定・従量課金・成果報酬）
採用外注の料金体系は、「月額固定型」「従量課金型」「成果報酬型」の3つに分けられます。
それぞれ費用が発生するタイミングや適した利用シーンが異なるため、自社の採用状況に合わせて選ぶことが重要です。
・月額固定型：毎月一定の費用で継続的に支援を受ける形式。継続的に採用活動を行う企業に向いています
・従量課金型：対応件数や依頼した業務の量に応じて費用が発生する形式。採用時期によって依頼したい内容が変動する企業に適しています
・成果報酬型：採用が決定した際に費用が発生する形式。初期費用を抑えながら採用を進めたい企業で活用しやすいでしょう
どの料金モデルが適しているかは、採用人数や依頼したい業務の範囲によって異なります。
費用だけで判断するのではなく、依頼内容やサポート範囲もあわせて比較し、自社に合った契約形態を選ぶことが大切です。
外注先の種類別に見る費用の仕組み
費用の仕組みは、外注先の種類によっても異なります。
採用代行（RPO）は月額固定で契約するケースが多く、依頼する業務の範囲に応じて金額が変わります。
人材紹介は、採用が決まった際に成果報酬を支払う形が中心です。
採用広報や採用SNS運用の代行は月額での継続的な運用費用、求人原稿作成などのスポット型は1件ごとの費用が基本となります。
同じ「採用の外注」でも費用の発生の仕方が異なるため、金額だけで判断するのではなく、どのサービスに対して費用が発生するのかを確認しながら比較することが大切です。
複数社から見積もりを取り、自社の採用課題に合ったサービスを選ぶようにしましょう。
成功につながる採用外注の進め方と選び方
採用外注を検討する際は、依頼する業務の範囲や外注先の選び方を事前に整理しておくことが重要です。
ここでは、採用外注を進める際に押さえておきたいポイントや、自社に合った外注先を選ぶための考え方を紹介します。
外注する業務と社内で対応する業務を整理する
採用外注を進める際は、どの業務を外部へ任せ、どの業務を自社で対応するのかをあらかじめ明確にしておくことが重要です。
例えば、採用の可否を判断する最終面接や企業の魅力を伝える場面は自社で担当し、応募者対応や面接日程の調整など、定型的な業務を外部へ委託すると役割を整理しやすくなります。
事前に役割分担を決めておくことで、外注先との認識のズレを防ぎやすくなり、採用活動をスムーズに進められるでしょう。
自社の採用課題が「応募者集め」か「業務の運用」かを整理する
採用外注を検討する際は、まず自社がどの段階でつまずいているのかを整理することが重要です。
状況に合わない業務を外注してしまうと、期待していた効果が得られない恐れがあります。
例えば、「応募者が思うように集まらない」という場合は、求人原稿や採用広報、採用SNSなど、応募者を集める施策を見直す必要があるかもしれません。
一方で、「応募はあるものの、連絡や面接日程の調整が追いつかない」という場合は、応募者対応などの採用業務を外部へ委託することが有効な選択肢になります。
このように、自社の状況に応じて依頼する業務や外注先を選ぶことで、採用外注をより効果的に活用しやすくなるでしょう。
採用基準や求める人物像を共有したうえで依頼する
外注先へ業務を依頼する前に、自社がどのような人材を採用したいのか、どのような基準で選考を行うのかを整理し、あらかじめ共有しておくことが大切です。
認識がそろっていないまま進めてしまうと、期待していた人材とのズレが生じる恐れがあります。
外注先は採用に関する知識や経験を持っていますが、自社の採用方針や企業文化まで把握しているわけではありません。
定期的に情報共有や意見交換を行いながら進めることで、それぞれの強みを活かした採用活動につなげやすくなるでしょう。
外注先選びでチェックすべき5つのポイント
採用外注を成功させるためには、費用だけで判断するのではなく、サービス内容やサポート体制まで含めて比較することが大切です。
外注先を選ぶ際は、次の5つのポイントを確認しましょう。
・依頼したい業務に対応しているか
・自社と近い業界・企業規模での支援実績があるか
・定期的に改善提案や振り返りを行ってくれるか
・相談しやすく、スムーズに連絡が取れる体制があるか
・料金体系やサービス内容が分かりやすく提示されているか
例えば、依頼したい業務に対応していなければ、複数の会社へ依頼する必要が生じる可能性があります。
また、同業種での支援実績が豊富な会社であれば、自社に合った提案を受けやすいでしょう。
さらに、契約後も改善提案を行ってくれる会社であれば、採用活動の状況に合わせて運用を見直しやすくなります。
加えて、相談しやすい担当者がいることや、料金・サービス内容が明確に示されていることも、安心して依頼するための重要なポイントです。
複数社を比較する際は、価格だけで判断するのではなく、支援内容やサポート体制も含めて総合的に検討することで、自社に合った外注先を選びやすくなります。
応募者集めに課題がある場合は採用広報・採用SNSの外注も選択肢
採用外注を効果的に活用するためには、自社がどの工程に課題を抱えているのかを見極めたうえで、優先的に取り組む領域を決めることが大切です。
例えば、「応募が思うように集まらない」という悩みを抱えている企業であれば、応募者対応だけを外注しても十分な効果は期待しにくいでしょう。
その場合は、求人原稿の改善や採用広報、採用SNSの運用など、応募者との接点を増やす施策から見直すことも有効な選択肢の一つです。
butartでは、100社以上のSNS運用代行実績をもとに、企業ごとの採用課題に合わせた採用広報・採用SNS運用をご支援しています。
企業の魅力を発信するコンテンツの企画・制作から運用まで一貫してサポートし、応募につながる採用広報の仕組みづくりをお手伝いします。
「採用外注を検討しているものの、どこから改善すればよいか分からない」「応募者数を増やすために採用広報を強化したい」とお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
まとめ｜採用外注は「何を任せ、何を残すか」の整理が成功のポイント
採用業務は、求人作成や応募者対応、面接日程の調整、内定者フォローなど、さまざまな工程を外部へ依頼できます。
ただし、外注を効果的に活用するためには、すべての業務を任せるのではなく、自社で対応すべき業務と外部へ依頼する業務を整理しておくことが重要です。
また、応募者が集まらないことに悩んでいるのか、それとも応募者対応に十分な時間を確保できていないのかによって、選ぶべき外注先や依頼内容は変わります。
まずは自社の採用状況を整理し、課題に合った支援を選ぶことが、採用外注を有効に活用するためのポイントです。
採用外注を検討する際は、費用だけで判断するのではなく、対応できる業務や支援内容、実績なども比較しながら、自社に合ったパートナーを選びましょう。