山口 裕生 
「採用がうまく進まない」「採用代行を利用すべきか迷っているものの、自社に合うサービスなのか判断できない」と悩む人事担当者や経営者は多いのではないでしょうか。
採用代行（RPO）は、採用業務の負担軽減や採用活動の効率化につながるサービスです。
一方で、すべての企業に適しているわけではなく、企業の状況や採用課題によっては、自社で進めた方がよいケースもあります。
この記事では、採用代行が向いている企業の特徴に加え、導入を慎重に検討した方がよいケースも紹介します。
また、導入後に成果につながりやすい企業の共通点や、自社に合ったサービスを選ぶ際のポイントについても解説します。
採用代行が自社に適した選択肢かどうかを判断する際に、ぜひ参考にしてください。
採用代行に向いている人・企業とは？まずは結論
採用代行（RPO）は、応募者対応や面接日程の調整、採用手法の提案など、採用業務の一部または全体を外部の専門会社へ委託できるサービスです。
特に、次のような課題を抱えている企業では、採用代行の活用が効果的な選択肢となる可能性があります。
・採用業務の負担が大きく、本来注力すべき業務に時間を割けない
・採用活動の進め方やノウハウに不安がある
・採用担当者が不足しており、十分な対応ができない
・求人を掲載しても応募が集まりにくい
・採用活動を続けているものの、期待する成果につながっていない
一方で、採用体制が整っており、現状の採用活動で大きな課題を感じていない企業であれば、必ずしも採用代行を導入する必要はありません。
ここからは、採用代行が向いている企業や担当者の特徴を、それぞれ詳しく見ていきましょう。
採用代行に向いている人の7つの特徴【導入して成果が出る人】
採用代行は、すべての企業に必要なサービスではありません。
一方で、採用体制や採用活動に課題を抱えている企業では、大きな効果が期待できるケースもあります。
ここでは、採用代行の活用を検討しやすい企業や担当者の特徴を紹介します。
自社の状況と照らし合わせながら、導入の参考にしてみてください。
①採用業務が多くコア業務を圧迫している
採用活動では、応募者対応や面接の日程調整、求人媒体の管理など、日々発生する業務が少なくありません。
これらの対応に追われることで、採用計画の見直しや現場との連携といった、採用活動全体を進めるための業務が後回しになってしまうケースもあります。
こうした状況が続いている場合は、定型的な業務を採用代行へ委託することで、社内で取り組むべき業務との役割分担がしやすくなり、採用活動をより円滑に進めやすくなります。
②自社に採用ノウハウが不足している
採用活動の経験が少ない企業では、「どの採用手法を選ぶべきか」「求人内容をどのように改善すれば応募につながるのか」など、判断に迷う場面が少なくありません。
その結果、試行錯誤を繰り返し、思うような成果につながらないケースもあります。
採用代行を活用すれば、これまでの支援実績をもとに、自社の課題に応じた採用手法や改善策についてアドバイスを受けられます。
社内だけでは得られなかった視点を取り入れることで、採用活動を見直すきっかけにもなるでしょう。
③専任の採用担当者を配置できていない
総務や人事担当者が採用業務を兼務している企業では、通常業務をこなしながら採用活動も進めなければならず、十分な対応が難しくなるケースも少なくありません。
応募者への連絡が遅れたり、面接の日程調整に時間がかかったりすることで、採用機会を逃してしまう恐れもあります。
専任の担当者を新たに配置するには、採用や教育に一定の時間とコストが必要です。
すぐに体制を強化することが難しい場合は、採用代行を活用することで必要な業務を補いながら、採用活動を進めやすくなります。
④応募が集まらず母集団形成に課題がある
求人を掲載しても応募が思うように集まらず、採用活動のスタートラインとなる母集団を十分に形成できていない企業も少なくありません。
応募数が不足している状態では、その後の選考を進めたくても、採用につながる人材と出会える可能性は限られてしまいます。
採用代行では、採用チャネルの選定やスカウト運用、求人原稿の見直しなどを通じて、応募を集めるための改善策を提案・実行することが可能です。
応募数の確保に課題を感じている企業は、採用代行の活用を検討してみるとよいでしょう。
⑤採用広報やSNS運用にまで手が回らない
採用活動では、求人媒体への掲載だけでなく、自社の魅力や働く環境を発信する採用広報も重要な役割を担っています。
特にSNSは、企業の雰囲気や価値観を継続的に伝えられる手段として、多くの企業で活用が進んでいます。
一方で、SNS運用には投稿内容の企画や制作、コメントへの対応、効果検証など、継続的な運用が欠かせません。
通常業務と並行して取り組むことが難しい場合は、外部の支援を活用することで、無理なく情報発信を続けやすくなります。
採用広報やSNS運用に課題を感じている担当者の方は、専門的な支援を検討してみるのも一つの方法です。
butartでは、採用SNSの企画から運用まで一貫して支援し、企業ごとの採用課題に合わせた施策をご提案しています。
⑥複数の媒体・人材紹介を使っても成果が出ていない
複数の求人媒体や人材紹介会社を利用しているものの、思うような採用成果につながっていない企業もあるでしょう。
利用するサービスが増えるほど、それぞれの進捗管理や担当者とのやり取りが煩雑になり、採用活動全体を把握しにくくなることも少なくありません。
採用代行を活用すれば、採用状況を一元的に管理しながら、自社に合った採用手法を見直すことができます。
複数の採用施策を進めているものの改善の方向性に悩んでいる企業は、採用代行の活用を検討してみるとよいでしょう。
⑦できるだけ早く採用したい
欠員の発生や事業拡大などにより、短期間で採用を進める必要がある企業では、採用活動のスピードが重要になります。
しかし、採用計画の立案や求人の掲載、応募者対応などをすべて社内で進めようとすると、採用開始までに時間がかかってしまう恐れもあります。
採用代行を活用すれば、採用業務を分担しながら効率的に進められるため、採用活動をスムーズに開始しやすくなります。
できるだけ早く採用を進めたい場合は、採用代行の活用を検討してみるとよいでしょう。
採用代行に向いていない人・企業の特徴【失敗しやすいケース】
採用代行は、多くの企業にとって有効な選択肢の一つですが、すべての企業に適しているわけではありません。
採用体制や採用方針によっては、自社で進めたほうがよい場合もあります。
ここでは、採用代行の導入を慎重に検討したほうがよい企業や担当者の特徴を紹介します。
採用人数・予算が極端に少ない
年間の採用人数が少なく、採用にかけられる予算も限られている企業では、採用代行を導入しても十分な費用対効果を得られない恐れがあります。
採用代行には一定の委託費用が発生するため、採用規模によってはコストが見合わないケースも考えられます。
こうした場合は、自社で対応できる業務を整理したうえで、本当に外部への委託が必要かを検討することが大切です。
採用人数や予算に限りがある企業は、まず現在の採用体制を見直してみるとよいでしょう。
採用ノウハウを完全に社内だけに留めたい
採用活動を自社だけで完結させ、採用手法や運用方法を社内の資産として蓄積していきたいと考えている企業では、採用代行の活用が必ずしも適しているとは限りません。
業務を外部へ委託する範囲が広いほど、社内で経験や知見を積み重ねる機会が少なくなる恐れがあるためです。
一方で、採用代行のサービスには、企業と連携しながら採用活動を進めるタイプもあります。
自社でノウハウを蓄積しながら必要な部分だけ支援を受けたい企業は、支援内容や進め方を確認したうえでサービスを選ぶことが大切です。
十分な情報共有や連携が難しい
採用代行は、業務を代行するサービスである一方、企業と連携しながら採用活動を進めることが前提となります。
そのため、採用したい人物像や選考基準、事業の方向性などを共有せずに任せてしまうと、期待する採用活動につながらない恐れがあります。
採用代行を効果的に活用するためには、定期的な情報共有や進捗確認が欠かせません。
社内での連携に時間を割くことが難しい場合は、導入前にどのような役割分担で進めるのかを確認しておくことが大切です。
【自己診断】あなたは採用代行に向いている？チェックリスト
ここまで紹介した内容をもとに、自社の採用状況を確認してみましょう。
次の項目に当てはまるものが多いほど、採用代行の活用を検討するタイミングといえるかもしれません。
・採用業務に時間を取られ、本来の業務に十分な時間を確保できていない
・採用活動の進め方に迷うことが多い
・採用を担当する人員が不足している
・求人を掲載しても応募が集まりにくい
・採用広報やSNS運用まで手が回らない
・複数の採用手法を試しているものの、期待する採用につながっていない
・短期間で採用活動を進める必要がある
当てはまる項目が複数ある場合は、採用代行を活用することで課題の改善につながる可能性があります。
一方で、現在の採用体制で大きな課題を感じていない場合は、自社での運用を継続しながら、必要に応じて導入を検討する方法もあります。
採用代行で成果が出る人・出ない人の分かれ目
採用代行は、導入すれば自動的に採用活動が改善されるサービスではありません。
期待する成果につなげるためには、企業と採用代行が役割を分担しながら、継続的に連携していくことが重要です。
ここでは、採用代行を活用する際に意識したいポイントを紹介します。
成果が出る人：パートナーとして連携できる
採用代行を効果的に活用している企業では、一度依頼して終わりではなく、採用活動の状況を振り返りながら改善を重ねています。
応募状況や選考の進捗を確認し、「どのような人材から応募があったのか」「選考でどのような課題があったのか」といった内容を共有することで、次の施策へ反映しやすくなります。
採用活動は、一度の取り組みで最適な方法が見つかるとは限りません。
採用代行をパートナーとして継続的に意見を交わしながら改善を進めたい場合は、採用代行のメリットを活かしやすいでしょう。
成果が出ない人：振り返りや情報共有が不足している
採用代行を導入しても、採用活動の結果を振り返る機会を設けなかったり、改善点をそのままにしたりすると、期待する採用につながりにくくなるケースが考えられます。
応募状況や選考結果を確認せずに同じ進め方を続けていると、課題が解消されないまま採用活動が長期化する恐れもあるでしょう。
採用代行は、依頼して終わりではなく、状況に応じて改善を重ねながら活用するサービスです。
採用活動を定期的に見直し、必要に応じて方針を調整したい企業ほど、採用代行の支援を活かしやすいでしょう。
採用代行が特に向いている企業フェーズ
採用代行を活用するタイミングは、企業が置かれている状況だけでなく、事業の成長段階によっても異なります。
企業フェーズごとに採用課題は変化するため、その時期に応じた支援を受けることが重要です。
ここでは、採用代行の活用を検討しやすい代表的な企業フェーズを紹介します。
スタートアップ・創業期
スタートアップや創業間もない企業では、採用を専門に担当する部署や担当者がまだ整っていないことも少なくありません。
採用活動の進め方を検討しながら、事業の立ち上げも並行して進める必要があるため、限られた人員で対応しなければならないケースもあります。
こうした段階では、採用代行を活用することで、必要な採用業務を支援してもらいながら採用体制を構築しやすくなります。
創業期から採用活動を安定して進めたい企業は、外部の専門的な支援を取り入れることも選択肢の一つです。
急成長・採用拡大期
事業の拡大に伴い、短期間で多くの人材を採用しなければならない企業では、採用計画の変更や募集人数の増加に柔軟に対応できる体制が求められます。
社内だけで採用業務を担う場合、急な採用ニーズに十分対応できない恐れもあります。
採用代行を活用すれば、採用状況に応じて支援を受けながら採用活動を進めやすくなります。
採用人数の増減が見込まれる成長期にある企業は、必要なタイミングで外部の支援を取り入れることも有効な選択肢といえるでしょう。
採用広報・SNS採用を強化したいフェーズ
採用活動を進める中で、求人媒体だけでは十分な応募につながらず、自社の魅力を積極的に発信したいと考える企業も少なくありません。
企業の認知度向上や採用ブランディングに取り組む段階では、採用広報やSNSを活用した情報発信が重要になります。
一方で、継続的な情報発信には企画やコンテンツ制作、運用など幅広い対応が求められます。
採用広報を本格的に強化したい企業は、専門的な知見を持つ外部パートナーの支援を取り入れることで、より計画的に取り組みやすくなるでしょう。
butartでは、採用SNSの企画・運用から改善提案まで一貫して支援し、企業ごとの採用課題や目的に合わせた施策をご提案しています。
導入を検討する際の採用代行サービスの選び方
採用代行の導入を検討する場合は、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、サービスを比較する際に確認しておきたいポイントを紹介します。
対応できる業務範囲を確認する
採用代行サービスによって、対応できる業務は異なります。
例えば、採用計画の立案から求人原稿の作成、応募者対応、面接日程の調整まで幅広く支援するサービスもあれば、一部の業務に特化しているサービスもあります。
そのため、まずは自社でどの業務に課題を感じているのかを整理し、その課題を補えるサービスかどうかを確認することが大切です。
依頼したい業務と支援内容が一致しているかを比較することで、自社に合ったサービスを選びやすくなります。
自社と似た採用課題の支援実績があるか確認する
採用代行には、それぞれ得意とする採用領域があります。
新卒採用と中途採用では求められる支援内容が異なるほか、業界や職種、企業規模によっても採用活動の進め方は変わります。
そのため、サービスを選ぶ際は、自社と似た採用課題や支援実績があるかを確認することが大切です。
これまでどのような企業を支援してきたのかを把握することで、自社に合ったサービスかどうかを判断しやすくなります。
担当者とのコミュニケーションの取りやすさを確認する
採用代行を選ぶ際は、支援内容だけでなく、担当者とのコミュニケーションが取りやすいかどうかも確認しておきたいポイントです。
相談への対応スピードや連絡手段、進捗報告の頻度などは、サービスによって異なります。
契約後のやり取りを円滑に進めるためにも、自社に合った連絡体制かどうかを事前に確認しておくことが大切です。
打ち合わせの進め方や報告方法まで比較しておくことで、導入後もスムーズに連携しやすくなります。
まとめ：採用代行は「適切に連携できる企業」に向いている
採用代行は、採用業務に手が回らない、ノウハウが不足している、応募が集まらないといった課題を抱える企業にとって、有効な選択肢となるサービスです。
一方で、採用人数や予算が限られている場合や、十分な情報共有・連携が難しい場合は、導入を慎重に検討する必要があります。
そして、導入後に期待する採用結果につながるかどうかは、採用代行と適切に連携できるかどうかに左右されます。
情報共有や進捗確認を重ねながら、パートナーとして一緒に採用活動を進められる企業ほど、採用代行を活用しやすいといえるでしょう。
「採用広報やSNS運用にまで手が回らない」と感じている場合は、その領域から外部の支援を取り入れるのも有効な方法の一つです。
butartは100社以上のSNS運用代行実績をもとに、SNS運用代行・採用SNS支援を提供しています。
採用につながるSNS活用にお悩みの際は、お気軽にご相談ください。